API und Schnittstelle einfach erklärt
Eine API, englisch Application Programming Interface, ist der vereinbarte Weg, über den ein Programm mit einem anderen spricht: Daten abfragen, anlegen, ändern. Hat Ihr ERP eine API, kann ein KI-System dort direkt Bestellungen nachschlagen und Aufträge anlegen. Hat es keine, bleibt nur Export, Import oder ein Roboter am Bildschirm. Ob Ihre Systeme Schnittstellen haben, ist die erste Frage in jedem Projekt.
Wenn zwei Programme Daten austauschen sollen, gibt es zwei Wege. Der umständliche: Ein Mensch exportiert aus dem einen, importiert ins andere, oder tippt ab. Der direkte: Die Programme sprechen über eine Schnittstelle, englisch API, miteinander. Das eine Programm fragt „Gib mir die Bestellung 4711“, das andere antwortet mit den Daten, ohne dass jemand eine Maske öffnet. Moderne Systeme haben solche Schnittstellen, ältere oft nicht oder nur gegen Aufpreis.
Warum das für KI-Projekte entscheidend ist
Ein KI-System, das Auftragsbestätigungen gegen Bestellungen prüfen soll, muss die Bestellungen lesen können. Ein Assistent, der Lieferstatus beantwortet, muss ins ERP schauen können. Eine Rechnungsautomatisierung muss buchen können. All das geht nur über Schnittstellen. Fehlen sie, muss man mit Exportdateien arbeiten, die Stunden alt sind, oder mit RPA, die Oberflächen bedient und bei jedem Update bricht. Die Schnittstellenfrage entscheidet deshalb über Aufwand und Stabilität eines Projekts mehr als die Wahl des KI-Modells.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Ein Kundenservice wollte Statusanfragen automatisch beantworten. Das ERP hatte eine Schnittstelle für Aufträge, das Spediteursportal auch. Die Lösung fragt beide ab und formuliert die Antwort in Sekunden. Beim selben Unternehmen gab es für das Reklamationssystem keine Schnittstelle, nur eine Weboberfläche. Dort wurde ein Roboter eingesetzt, der die Maske bedient, mit dem festen Plan, das System innerhalb von zwei Jahren abzulösen.
Was Sie prüfen sollten
Fragen Sie Ihre Anbieter, welche Schnittstellen vorhanden sind, was sie kosten und was sie können: nur lesen oder auch schreiben. Prüfen Sie, ob die Schnittstelle dokumentiert ist und ob Ihr IT-Dienstleister sie schon einmal genutzt hat. Diese Bestandsaufnahme gehört an den Anfang jeder Prozessautomatisierung und ist oft das Erste, was wir uns in einem Unternehmen anschauen.
Nächster Schritt
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