KI im Einkauf: Auftragsbestätigungen, Lieferanten und Preise im Griff
Im Einkauf übernimmt KI das Abgleichen und Nachhalten: Auftragsbestätigungen gegen Bestellungen prüfen, Liefertermine verfolgen, Lieferantenangebote vergleichbar machen. Der Einkäufer entscheidet weiterhin über Lieferant und Preis, bekommt aber die Abweichungen vorgelegt statt sie zu suchen.
Worum es geht
KI in der Abteilung Einkauf auf einen Blick
Der Einkauf im Mittelstand ist eine Abteilung, die mit Belegen arbeitet: Bestellungen raus, Auftragsbestätigungen rein, Lieferavise, Rechnungen, Lieferantenangebote. Jeder Beleg muss gegen einen anderen geprüft werden. Genau dieses Abgleichen übernimmt KI zuverlässig, und zwar in dem Tempo, in dem die Belege kommen. Die eigentlichen Einkaufsentscheidungen, also welcher Lieferant zu welchem Preis und mit welchem Risiko, bleiben bei Ihren Einkäufern. Sie bekommen nur die Fälle vorgelegt, die eine Entscheidung brauchen.
- Abteilung
- Einkauf
- Typische Aufgaben
- Auftragsbestätigungen abgleichen
- Lieferantenangebote vergleichbar machen
- Liefertermine nachhalten
- Leistungen dazu
Kapitel 1
Wie der Einkaufsalltag heute aussieht
Ein Einkauf mit drei Mitarbeitenden in einem Fertigungsbetrieb bearbeitet täglich 30 bis 50 Auftragsbestätigungen. Jede kommt als PDF per E-Mail, jeder Lieferant hat sein eigenes Layout. Die Sachbearbeiterin öffnet die Bestätigung, sucht die Bestellnummer im ERP, vergleicht Position für Position und bestätigt den Liefertermin. Pro Bestätigung vier bis fünf Minuten, wenn alles passt. Passt etwas nicht, beginnt die Recherche: Hat der Lieferant den Preis erhöht, die Menge gerundet, den Termin verschoben?
Dazu kommen Anfragen bei mehreren Lieferanten, deren Angebote in unterschiedlichen Formaten zurückkommen, die Terminverfolgung für überfällige Bestellungen und die Pflege der Lieferantenstammdaten. Wartezeiten entstehen, weil der Einkäufer nicht weiß, was dringend ist. Fehler entstehen, weil bei 50 Bestätigungen am Tag irgendwann die Konzentration nachlässt. Ein übersehener Liefertermin kostet dann einen Produktionsstillstand oder eine Eilbestellung zum doppelten Preis.
| Pos. | Artikel | Menge | Einzel | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Flachstahl S235JR 60×8, 6 m | 40 | 18,40 € | 736,00 € |
| 2 | Rundrohr 48,3×3,2, 6 m | 24 | 31,90 € | 765,60 € |
| 3 | Sechskantschraube M12×40, A2 | 6 | 27,50 € | 165,00 € |
| 4 | Winkelprofil 50×50×5, 3 m | 18 | 14,20 € | 255,60 € |
| Netto | 1.922,20 € | |||
Kapitel 2
Welche Aufgaben sich eignen und welche nicht
Gut geeignet:
- Auftragsbestätigungen auslesen und gegen die Bestellung prüfen
- Lieferantenangebote in eine Vergleichstabelle übertragen, inklusive Nebenkosten
- Überfällige Positionen erkennen und Terminanfragen vorformulieren
- Lieferantenantworten lesen und neue Termine ins ERP vorschlagen
- Bestellvorschläge aus Bedarf, Bestand und Wiederbeschaffungszeit ableiten
Nicht geeignet sind Lieferantenverhandlungen, die Bewertung eines neuen Lieferanten vor Ort und strategische Entscheidungen wie die Zweitquelle für ein kritisches Bauteil. Hier liefert das System Daten, keine Entscheidung. Vorsicht ist auch bei automatischen Preisverhandlungen per E-Mail geboten. Ein Lieferant merkt schnell, wenn er mit einem System schreibt, und das Verhältnis leidet.
Kapitel 3
So arbeitet eine Lösung konkret
Der Abgleich von Auftragsbestätigungen läuft in vier Schritten. Zuerst holt das System die E-Mail mit Anhang aus dem Postfach. Dann liest die Dokumentenverarbeitung den Beleg aus, egal ob es sich um ein sauberes PDF oder einen Scan handelt. Das Ergebnis sind strukturierte Daten: Bestellnummer, Positionen, Mengen, Preise, Termine. Im dritten Schritt vergleicht das System diese Daten über eine Schnittstelle mit der Bestellung im ERP. Im vierten Schritt passiert eines von zwei Dingen: Stimmt alles überein, wird der Liefertermin im ERP bestätigt und die Bestätigung im DMS abgelegt. Gibt es Abweichungen, entsteht ein Eintrag in der Arbeitsliste des Einkäufers mit genau den betroffenen Positionen und einem Vorschlag, wie zu reagieren ist.
Der Einkäufer schaut sich nur noch die Ausnahmen an. Das ist der Unterschied zu heute, wo er jede Bestätigung anfasst. Die Entscheidung, ob eine Preiserhöhung akzeptiert wird, bleibt bei ihm. Welche Toleranzen als Abweichung gelten, etwa zwei Tage beim Termin oder ein Prozent beim Preis, legen Sie fest.
Beim Lieferantenvergleich liest das System die eingehenden Angebote und baut eine Tabelle: Preis pro Einheit, Mindestmenge, Lieferzeit, Zahlungsziel, Fracht und Verpackung. Angebote mit fehlenden Angaben werden markiert. Für die Terminverfolgung wertet es täglich die offenen Bestellungen im ERP aus und formuliert für jede überfällige Position eine Nachfrage, die der Einkäufer gesammelt freigibt. Wie die Auswertung über alle Lieferanten aussehen kann, zeigt die Seite zur Reporting-Automatisierung.
Kapitel 4
Was Sie vor dem Start klären sollten
Lieferantendaten enthalten weniger personenbezogene Daten als Kundendaten, aber Ansprechpartner mit Name und E-Mail sind auch hier betroffen. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Modellanbieter ist Pflicht, wenn E-Mails durch ein externes Sprachmodell laufen. Werden Preise und Konditionen verarbeitet, sollten Sie außerdem prüfen, ob Geheimhaltungsvereinbarungen mit Lieferanten eine Verarbeitung durch Dritte ausschließen. Ein Betrieb auf eigenen Servern oder bei einem EU-Anbieter löst das meist.
Der Betriebsrat ist zu beteiligen, wenn aus den Daten Rückschlüsse auf die Arbeitsleistung einzelner Einkäufer möglich sind, etwa über Bearbeitungszeiten in der Arbeitsliste. Datenqualität ist im Einkauf meist besser als im Vertrieb, weil Bestellungen im ERP gepflegt sind. Problematisch sind Artikelnummern, die beim Lieferanten anders lauten als bei Ihnen. Eine Zuordnungstabelle gehört zum Projekt.
Kapitel 5
Wie ein Einstieg aussieht
Der Abgleich von Auftragsbestätigungen ist für die meisten Einkaufsabteilungen der richtige erste Schritt. Er ist klar abgegrenzt, das Volumen ist messbar, und die Fehlerkosten sind bekannt. Wir nehmen in einer Prozessanalyse die zehn häufigsten Lieferanten und deren Belegformate auf, bauen den Abgleich in vier bis acht Wochen und lassen ihn zwei Wochen parallel zum bisherigen Ablauf laufen. Erst wenn die Trefferquote stimmt, übernimmt das System die Bestätigung im ERP. Die laufende Betreuung sorgt danach dafür, dass neue Lieferantenformate ergänzt werden, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen.
Aus dem Alltag
Vorher und nachher: Einkauf
| Aufgabe | Heute | Mit Assistent | Effekt |
|---|---|---|---|
| Auftragsbestätigungen abgleichen | Pro Tag kommen 40 Auftragsbestätigungen als PDF. Eine Sachbearbeiterin vergleicht jede Position mit der Bestellung im ERP: Menge, Preis, Termin. Abweichungen übersieht sie bei Zeitdruck, und ein verschobener Liefertermin fällt erst in der Produktion auf. | Jede Bestätigung wird ausgelesen und Position für Position gegen die Bestellung geprüft. Stimmt alles, wird der Termin im ERP bestätigt. Bei Abweichung bekommt der Einkäufer eine Liste mit genau den betroffenen Positionen. | von 3 Stunden auf 25 Minuten täglich |
| Lieferantenangebote vergleichbar machen | Für eine Anfrage an fünf Lieferanten kommen fünf Angebote in fünf Formaten zurück. Der Einkäufer überträgt Preise, Lieferzeiten und Mindestmengen in eine Excel-Tabelle, um vergleichen zu können. Dauer rund eine Stunde pro Anfrage. | Die Angebote werden ausgelesen und in einer Vergleichstabelle nebeneinander gestellt, inklusive Nebenkosten und Zahlungsbedingungen. Der Einkäufer prüft die Tabelle und verhandelt. | von 60 auf 10 Minuten pro Vergleich |
| Liefertermine nachhalten | Welche Bestellungen überfällig sind, sieht der Einkäufer nur, wenn er im ERP gezielt sucht oder die Produktion anruft. Mahnungen an Lieferanten schreibt er von Hand, oft zu spät. | Überfällige Positionen werden täglich erkannt. Für jede entsteht ein Entwurf der Terminanfrage an den Lieferanten, den der Einkäufer freigibt. Antworten werden gelesen und der neue Termin vorgeschlagen. | Anteil überfälliger Positionen halbiert |
Die Effekte sind typische Größenordnungen für Betriebe dieser Art, keine Zusage für Ihren Fall. Was bei Ihnen möglich ist, zeigt die Potenzialanalyse.
Häufige Fragen
Kann KI im Einkauf Bestellungen selbständig auslösen?
Das raten wir für den Anfang nicht. Sinnvoll ist, dass das System Bestellvorschläge aus Bedarf, Bestand und Lieferzeit erstellt und der Einkäufer freigibt. Für C-Teile mit festen Lieferanten und Preisen lässt sich die Freigabe später auf Stichproben reduzieren, wenn die Trefferquote über Monate stabil ist.
Wie geht das System mit Auftragsbestätigungen um, die nicht zur Bestellung passen?
Genau das ist der Kernnutzen. Das System vergleicht jede Position mit der Bestellung und markiert Abweichungen bei Preis, Menge, Termin oder Artikelnummer. Diese Fälle landen in einer Arbeitsliste beim Einkäufer. Nur Bestätigungen ohne Abweichung werden automatisch im ERP verbucht.
Welche ERP-Systeme lassen sich anbinden?
Alle gängigen Systeme im Mittelstand haben Schnittstellen oder einen Import für Belege, etwa SAP Business One, Microsoft Dynamics, proALPHA, abas oder Sage. Wir prüfen zuerst, welcher Weg bei Ihnen vorhanden ist. Fehlt eine Schnittstelle, kann der Abgleich außerhalb des ERP laufen und das Ergebnis als Datei oder E-Mail bereitstellen.
Was passiert mit Lieferanten, die noch Fax oder Papier schicken?
Papier wird gescannt, Fax kommt meist ohnehin als PDF an. Die Texterkennung, siehe OCR im Glossar, liest beides. Bei schlechter Scanqualität sinkt die Trefferquote, dann werden diese Belege zur manuellen Prüfung markiert. In der Praxis betrifft das wenige Prozent der Belege.
Lohnt sich das für einen Einkauf mit zwei Mitarbeitern?
Ja, wenn das Belegvolumen stimmt. Ab etwa 20 bis 30 Auftragsbestätigungen am Tag rechnet sich der Abgleich meist im ersten Jahr. Bei kleinerem Volumen ist der Lieferantenvergleich oder die Terminverfolgung oft der bessere erste Schritt, weil dort die Fehlerkosten höher sind als die Zeitersparnis.
Nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Sie die meiste Zeit?
Erzählen Sie es in 30 Minuten. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob KI dort hilft und was der erste Schritt wäre.