Prozessautomatisierung: wiederkehrende Abläufe abgeben, Entscheidungen behalten
Prozessautomatisierung heißt: Die Schritte in einem Ablauf, die aus Lesen, Übertragen, Prüfen gegen Regeln und Weiterleiten bestehen, übernimmt ein System; die Entscheidung bleibt beim Menschen. Typische Fälle sind Eingangsrechnungen, Bestellungen aus E-Mails, Lieferscheine, Reporting. Pro Prozess dauert die Umsetzung vier bis acht Wochen, KI kommt dort dazu, wo Regeln allein nicht reichen.
Kostenloses Erstgespräch (30 Min.)- Zeitrahmen
- 4 bis 8 Wochen pro Prozess
- Preis
- ab 7.900 €
- netto zzgl. MwSt.
Worum es geht
Prozessautomatisierung auf einen Blick
In jedem Unternehmen gibt es Abläufe, die seit Jahren gleich laufen und trotzdem jeden Tag Handarbeit sind: Rechnungen werden geöffnet, geprüft, kontiert und weitergeleitet. Bestellungen werden aus E-Mails ins ERP getippt. Am Monatsende zieht jemand Zahlen aus drei Systemen in eine Excel-Tabelle. Diese Arbeit ist nicht schwierig. Sie ist nur viel, und sie bindet Menschen, die Besseres zu tun hätten.
| Dauer | 4 bis 8 Wochen pro Prozess |
|---|---|
| Preis | ab 7.900 € netto |
| Ihr Aufwand | Prozessverantwortlicher für Aufnahme und Test, IT für Schnittstellen |
| Format | Aufnahme vor Ort, Aufbau remote, Parallelbetrieb mit echten Daten |
| Für wen | Betriebe mit wiederkehrenden Abläufen über Systemgrenzen hinweg |
| Ergebnis | Laufender Prozess mit Freigabeschritt, Monitoring und dokumentierter Rückfalllösung |
Kapitel 1
Was automatisiert wird und was nicht
Automatisiert werden die Schritte, die aus Lesen, Übertragen, Vergleichen und Weiterleiten bestehen. Nicht automatisiert werden Entscheidungen: Ob eine Rechnung bezahlt wird, ob ein Auftrag angenommen wird, ob ein Kunde eine Gutschrift bekommt. Diese Schritte bleiben beim Menschen, bekommen aber alle Informationen vorbereitet. Aus „öffnen, lesen, suchen, tippen, entscheiden“ wird „prüfen, entscheiden“.
| Pos. | Artikel | Menge | Einzel | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Flachstahl S235JR 60×8, 6 m | 40 | 18,40 € | 736,00 € |
| 2 | Rundrohr 48,3×3,2, 6 m | 24 | 31,90 € | 765,60 € |
| 3 | Sechskantschraube M12×40, A2 | 6 | 27,50 € | 165,00 € |
| 4 | Winkelprofil 50×50×5, 3 m | 18 | 14,20 € | 255,60 € |
| Netto | 1.922,20 € | |||
Kapitel 2
Regeln zuerst, KI wo nötig
Viele Prozesse lassen sich mit festen Regeln automatisieren, und das ist dann auch der richtige Weg: billiger, nachvollziehbarer, ohne Fehlertoleranz-Diskussion. KI kommt dazu, wenn etwas verstanden werden muss, was nicht in Feldern steht: der Freitext einer Bestellung, ein Rechnungslayout, das man noch nie gesehen hat, eine E-Mail, aus der hervorgeht, dass der Kunde eigentlich stornieren will. Welche Mischung Ihr Prozess braucht, zeigt sich in der Aufnahme. Mehr zur Technik unter Dokumentenverarbeitung und E-Mail-Triage.
Kapitel 3
Die Systeme bleiben
Automatisierung bedeutet nicht, Software auszutauschen. Ihr ERP, Ihr CRM, Ihr DMS bleiben, was sie sind. Dazwischen entstehen Verbindungen: über Schnittstellen, wo es sie gibt, über Exporte und Importe, wo nicht. Wer selbst IT-Betrieb verantwortet, weiß, dass jede Verbindung gepflegt werden muss. Deshalb werden sie dokumentiert und so gebaut, dass Ihr Team oder Ihr IT-Dienstleister sie versteht. Nach der Einführung gibt es Betreuung oder eine saubere Übergabe.
Rechenbeispiel
Ein Beispiel
Eine Spedition mit 80 Mitarbeitenden bekam Frachtaufträge von Stammkunden per E-Mail, als PDF, als Excel, als Text in der Mail. Die Disposition übertrug sie von Hand ins Transportmanagement, im Schnitt vier Minuten pro Auftrag bei 150 Aufträgen am Tag. Heute liest ein Dienst die Mails, erkennt Absender, Relation und Ladung, prüft gegen den Kundenstamm und legt den Auftrag als Vorschlag an. Die Disposition sieht die Vorschläge in einer Liste und bestätigt per Klick. Unklare Fälle bleiben, wie vorher, Handarbeit, es sind nur noch wenige. Mehr zur Branche unter Logistik.
Kapitel 5
Zehn Prozesse, die fast immer lohnen
Wenn Sie wissen wollen, wo Sie anfangen könnten: Der Artikel Prozessautomatisierung: 10 Prozesse, die sich fast immer lohnen geht die üblichen Kandidaten durch, mit Vorher und Nachher. Oder Sie machen den KI-Readiness-Check, der fragt genau danach.
Vorgehen
So läuft die Prozessautomatisierung ab
01 · Woche 1
Prozess aufnehmen
Wir gehen den Ablauf mit den Beteiligten durch, Schritt für Schritt, mit echten Fällen. Dabei fallen fast immer Sonderfälle auf, die in keiner Prozessbeschreibung stehen. Die müssen vorher geklärt werden.
Ihr Aufwand Halber Tag mit den Menschen, die den Ablauf heute machen
02 · Woche 1 bis 2
Zielablauf und Regeln
Welche Schritte übernimmt das System, welche bleiben beim Menschen, was passiert bei Abweichungen. Auswahl der Werkzeuge: regelbasiert, mit KI-Komponente oder beides.
Ihr Aufwand 1 bis 2 Stunden: Regeln und Ausnahmen bestätigen
03 · Woche 2 bis 6
Aufbau und Test
Anbindung der Systeme, Aufbau des Workflows, Test mit echten Daten parallel zum laufenden Betrieb. Die Mitarbeiter sehen die Vorschläge und melden Fehler.
Ihr Aufwand 2 bis 3 Stunden pro Woche: Parallelbetrieb prüfen
04 · Woche 6 bis 8
Produktivsetzung
Umstellung auf den neuen Ablauf, Monitoring, Einweisung. Die alte Arbeitsweise bleibt als Rückfalllösung dokumentiert.
Ihr Aufwand Halber Tag Einweisung, Freigabe durch Prozessverantwortlichen
Ergebnis
Das haben Sie am Ende in der Hand
Was enthalten ist
- Workflow-Automatisierung über Abteilungsgrenzen
- API- und Systemintegration
- Dokumentenverarbeitung (Rechnungen, Aufträge, Lieferscheine)
- Freigabeprozesse mit menschlicher Kontrolle
- 01Automatisierter Prozess im Produktivbetrieb, mit Freigabeschritt und Fehlerbehandlung
- 02Prozessbeschreibung vorher/nachher mit gemessenen Zeiten
- 03Schnittstellen zu den beteiligten Systemen, dokumentiert
- 04Monitoring: Was lief durch, was wartet auf Freigabe, was ist fehlgeschlagen
- 05Einweisung der Mitarbeiter und Übergabe an IT oder Dienstleister
Investition
ab 7.900 €
netto zzgl. MwSt.
Festpreis nach dem Erstgespräch, abhängig von Umfang und Systemlandschaft. Keine Tagessätze ohne Ende, keine Überraschungen in der Rechnung.
Dazu sage ich zu
- Umfang, Regeln und Ausnahmen stehen schriftlich fest, bevor gebaut wird
- Jeder Prozess behält einen Freigabeschritt durch einen Menschen
- Die alte Arbeitsweise bleibt als Rückfalllösung dokumentiert
- Läuft der Prozess nach der Produktivsetzung nicht wie vereinbart, arbeite ich ohne Zusatzkosten nach
Fragen zur Prozessautomatisierung
Brauchen wir dafür KI oder reicht Automatisierung?
Oft reicht Automatisierung mit festen Regeln: Daten aus System A nach B übertragen, Freigabe anstoßen, Bericht erzeugen. KI kommt dazu, wo etwas gelesen und verstanden werden muss: eine Bestellung in freiem Text, eine Rechnung in einem unbekannten Layout, eine E-Mail mit Rückfrage. Die Entscheidung fällt pro Prozess.
Welche Prozesse eignen sich zuerst?
Solche, die oft vorkommen, klaren Regeln folgen und bei denen man Fehler leicht erkennt: Eingangsrechnungen, Auftragserfassung, Lieferscheine, Mahnwesen, regelmäßige Berichte. Eine Liste mit zehn typischen Kandidaten finden Sie im Ratgeber.
Was passiert, wenn das System einen Fehler macht?
Jeder Ablauf hat einen Freigabeschritt und eine Fehlerbehandlung: Unklare Fälle landen in einer Warteschlange für einen Mitarbeiter, nichts wird ohne Prüfung ins Zielsystem geschrieben, wenn Geld oder Kundenkontakt betroffen sind. Das Monitoring zeigt, was hängt.
Müssen wir unser ERP wechseln?
Nein. Automatisierung arbeitet mit dem, was da ist, über Schnittstellen, Exporte oder notfalls Postfächer. Ein Systemwechsel ist ein anderes Projekt und selten die Voraussetzung.
Welche Werkzeuge setzen Sie ein?
Je nach Fall: Workflow-Plattformen wie n8n oder Power Automate, eigene Dienste für Schnittstellen, Dokumenten-KI für das Auslesen, Sprachmodelle für das Verstehen von Text. Entscheidend ist, dass Ihr Team oder Dienstleister es später betreiben kann.
Was kostet die Automatisierung eines Prozesses?
Der Preisanker steht auf dieser Seite. Die Zahl hängt von der Anzahl der Systeme, der Sonderfälle und davon ab, ob eine KI-Komponente nötig ist. Nach der Prozessaufnahme bekommen Sie einen Festpreis.
Nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Sie die meiste Zeit?
Erzählen Sie es in 30 Minuten. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob KI dort hilft und was der erste Schritt wäre.