KI-Implementierung: Assistenten auf Ihrem Wissen, angebunden an Ihre Systeme
KI-Implementierung bedeutet, ein Sprachmodell so in Ihre Abläufe einzubauen, dass es mit Ihren Daten arbeitet und in Ihren Systemen Ergebnisse ablegt: ein Assistent, der Fragen aus dem internen Wiki beantwortet, ein Dienst, der Bestellungen aus PDFs ins ERP überträgt, eine Vorsortierung im Postfach. Nach sechs bis zwölf Wochen läuft der erste Fall produktiv, mit Freigabe durch Menschen.
Kostenloses Erstgespräch (30 Min.)- Zeitrahmen
- 6 bis 12 Wochen bis zum produktiven Einsatz
- Preis
- ab 14.900 €
- netto zzgl. MwSt.
Worum es geht
KI-Implementierung auf einen Blick
Ein Sprachmodell allein hilft im Betrieb wenig. Es wird nützlich, wenn es Ihre Dokumente kennt, Ihre Stammdaten prüfen kann und sein Ergebnis dort ablegt, wo die Arbeit weitergeht: im ERP, im Ticketsystem, im Postfach. Genau das ist Implementierung. Nicht „ChatGPT einführen“, sondern einen konkreten Ablauf so umbauen, dass eine Maschine den Teil übernimmt, der aus Lesen, Suchen und Übertragen besteht, und ein Mensch den Teil behält, der Entscheidung ist.
| Dauer | 6 bis 12 Wochen bis zum produktiven Einsatz |
|---|---|
| Preis | ab 14.900 € netto |
| Ihr Aufwand | Eine Person aus dem Fachbereich, 2 bis 4 Stunden pro Woche; IT oder Dienstleister für Zugänge |
| Format | Aufbau remote, Test und Einweisung vor Ort |
| Für wen | Unternehmen mit einem klar benannten Prozess und gepflegten Stammdaten |
| Ergebnis | Assistent im Produktivbetrieb, an ERP, CRM oder DMS angebunden, mit Freigabe durch Menschen |
Kapitel 1
Drei typische Lösungen
Der Wissensassistent. Mitarbeiter fragen in normaler Sprache nach Vorgaben, Preisen, Verfahren oder Kundenhistorie und bekommen eine Antwort mit Quellenangabe aus Wiki, DMS, Angeboten und Tickets. Berechtigungen bleiben erhalten: Wer ein Dokument nicht lesen darf, bekommt auch keine Antwort daraus. Mehr unter Wissensassistent und interne Suche.
Die Dokumentenstrecke. Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine oder Bewerbungen kommen als PDF oder E-Mail, werden ausgelesen, gegen Stammdaten geprüft und als Vorschlag im Zielsystem angelegt. Ein Mensch gibt frei. Mehr unter Dokumentenverarbeitung.
Der Fachassistent. Ein Assistent für eine Abteilung, der Angebotsentwürfe vorbereitet, Serviceberichte strukturiert oder Kundenanfragen vorsortiert und mit Kontext aus dem CRM anreichert. Beispiele unter Vertrieb und Kundenservice.
Kapitel 2
Was die Umsetzung von einem Pilotprojekt unterscheidet
Pilotprojekte enden oft in einer Demo, die niemand weiterbetreibt. Deshalb werden hier von Anfang an die unbequemen Dinge geklärt: Wer darf was sehen? Was passiert, wenn das Modell falsch liegt? Wer pflegt die Wissensbasis, wenn sich ein Prozess ändert? Wie viel kostet der Betrieb pro Monat? Diese Fragen sind Teil des Zielbilds, nicht Teil der Nacharbeit.
Kapitel 3
Modell und Hosting: eine Entscheidung, keine Voreinstellung
Ob ein Modell von OpenAI, Anthropic, Microsoft oder ein Open-Source-Modell wie Llama oder Mistral zum Einsatz kommt, entscheidet sich an drei Fragen: Was muss die Lösung können, was darf sie kosten, und welche Daten darf sie sehen? Für viele Fälle reicht ein kleineres Modell mit EU-Hosting. Für besonders sensible Daten läuft das Modell im eigenen Rechenzentrum. Die Architektur wird so gebaut, dass das Modell später getauscht werden kann, ohne die Anbindung neu zu bauen.
Rechenbeispiel
Ein Beispiel
Ein Maschinenbauer mit 300 Mitarbeitenden bekam täglich Ersatzteilanfragen per E-Mail, oft mit Fotos und ungenauen Bezeichnungen. Der Innendienst suchte in Zeichnungen und alten Aufträgen, im Schnitt 25 Minuten pro Anfrage. Der Assistent liest die Anfrage, sucht in Auftragshistorie und Stückliste des Kunden und schlägt die wahrscheinlichen Artikel mit Zeichnung vor. Der Mitarbeiter bestätigt oder korrigiert. Mehr zur Branche unter Maschinen- und Anlagenbau.
| Pos. | Artikel | Menge | Einzel | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Flachstahl S235JR 60×8, 6 m | 40 | 18,40 € | 736,00 € |
| 2 | Rundrohr 48,3×3,2, 6 m | 24 | 31,90 € | 765,60 € |
| 3 | Sechskantschraube M12×40, A2 | 6 | 27,50 € | 165,00 € |
| 4 | Winkelprofil 50×50×5, 3 m | 18 | 14,20 € | 255,60 € |
| Netto | 1.922,20 € | |||
Vorgehen
So läuft die KI-Implementierung ab
01 · Woche 1 bis 2
Zielbild und Architektur
Welche Aufgabe, welche Daten, welche Systeme, welche Nutzer. Auswahl von Modell und Hosting nach Datenschutzanforderung: EU-Cloud, Anbieter mit Auftragsverarbeitung oder Betrieb im eigenen Haus.
Ihr Aufwand 2 Stunden Fachbereich und IT für Zielbild und Zugänge
02 · Woche 2 bis 6
Anbindung und Aufbau
Schnittstellen zu ERP, CRM, DMS oder E-Mail. Aufbau der Wissensbasis (RAG) oder der Verarbeitungskette. Erste Version mit echten Daten, im Testbetrieb mit einer kleinen Nutzergruppe.
Ihr Aufwand 1 bis 2 Stunden pro Woche aus dem Fachbereich für Rückfragen
03 · Woche 6 bis 9
Test und Nachschärfen
Mitarbeiter arbeiten mit der Lösung, Fehler werden gesammelt und behoben, die Trefferquote wird gemessen. Berechtigungen und Freigaben werden geprüft.
Ihr Aufwand 2 bis 4 Stunden pro Woche: echte Fälle prüfen und bewerten
04 · Woche 9 bis 12
Produktivsetzung und Schulung
Ausrollen für alle Nutzer, Schulung, Dokumentation, Übergabe. Ab hier entweder Betrieb durch Ihr Team oder Betreuung durch mich.
Ihr Aufwand Halber Tag Schulung je Gruppe, Freigabe durch Geschäftsführung
Ergebnis
Das haben Sie am Ende in der Hand
Was enthalten ist
- LLM-Integration in bestehende Anwendungen
- Assistenten für Fachabteilungen
- RAG auf Unternehmenswissen (Dokumente, Wiki, Tickets)
- Anbindung an ERP, CRM und DMS
- 01Produktiv laufender Assistent oder Dienst, angebunden an Ihre Systeme
- 02Dokumentation: Architektur, Datenflüsse, Berechtigungen, Betrieb
- 03Testprotokoll mit echten Fällen und gemessener Trefferquote
- 04Schulung der Mitarbeiter, die damit arbeiten und die es betreuen
- 05Nutzungsrichtlinie und Freigabeprozess (Human-in-the-Loop)
- 06Übergabe an Ihr Team oder Ihren IT-Dienstleister, alternativ Betreuung
Investition
ab 14.900 €
netto zzgl. MwSt.
Festpreis nach dem Erstgespräch, abhängig von Umfang und Systemlandschaft. Keine Tagessätze ohne Ende, keine Überraschungen in der Rechnung.
Dazu sage ich zu
- Zielbild und Abnahmekriterien stehen schriftlich fest, bevor gebaut wird
- Parallelbetrieb mit echten Daten, bevor etwas produktiv geht
- Erfüllt die Lösung die vereinbarten Abnahmekriterien nicht, arbeite ich ohne Zusatzkosten nach
- Dokumentation und Einweisung, damit Ihr Team oder Ihr Dienstleister übernehmen kann
Fragen zur KI-Implementierung
Verlassen unsere Daten das Unternehmen?
Das entscheiden Sie. Je nach Anforderung läuft das Modell bei einem Anbieter mit Auftragsverarbeitung und EU-Hosting oder als Open-Source-Modell auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Trainiert wird mit Ihren Daten in keinem Fall; die Modelle lesen Ihre Dokumente nur zur Beantwortung.
Welche Systeme können angebunden werden?
Alles mit einer Schnittstelle oder einem Export: gängige ERP-Systeme (SAP Business One, Microsoft Dynamics, proALPHA, Sage und andere), CRM, DMS, Microsoft 365, Ticketsysteme, Datenbanken. Wo keine API existiert, arbeiten wir mit Dateiexporten oder E-Mail-Postfächern.
Wie genau sind die Ergebnisse?
Das hängt von der Aufgabe und der Datenqualität ab und wird im Testbetrieb gemessen. Für Dokumentenerfassung sind hohe Trefferquoten üblich, für freie Textantworten baut man eine Freigabe durch Menschen ein. Keine Lösung geht ohne gemessene Zahlen in den Betrieb.
Was ist RAG und brauchen wir das?
RAG (Retrieval-Augmented Generation) heißt: Das Sprachmodell bekommt zu jeder Frage die passenden Stellen aus Ihren Dokumenten mitgeliefert und antwortet nur auf dieser Basis, mit Quellenangabe. Das ist der übliche Weg, wenn ein Assistent auf Firmenwissen antworten soll, ohne das Modell neu zu trainieren.
Wer betreut die Lösung nach dem Start?
Entweder Ihr Team oder Ihr IT-Dienstleister, dafür gibt es Dokumentation und Schulung. Oder Sie buchen Betreuung mit Monitoring und festen Reaktionszeiten. Beides ist möglich, die Entscheidung fällt vor der Produktivsetzung.
Was kostet die Implementierung?
Der Preisanker steht auf dieser Seite. Die tatsächliche Zahl hängt von Anzahl der Schnittstellen, Datenlage und Hosting ab und wird nach der Zielbild-Phase als Festpreis genannt. Laufende Kosten für Modellnutzung und Hosting werden separat ausgewiesen.
Nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Sie die meiste Zeit?
Erzählen Sie es in 30 Minuten. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob KI dort hilft und was der erste Schritt wäre.