Use Case einfach erklärt
Ein Use Case ist ein abgegrenzter Anwendungsfall mit klarem Ziel: Wer macht heute was, wie lange dauert es, was soll das System übernehmen, woran misst man den Erfolg. Statt „KI im Vertrieb“ heißt ein Use Case „Anfragen aus dem Sammelpostfach dem Kunden zuordnen und mit Antwortvorschlag an den Innendienst weiterleiten“. Erst diese Konkretheit macht Aufwand und Nutzen schätzbar.
„Wir wollen KI einsetzen“ ist kein Projekt, sondern eine Absicht. Ein Projekt beginnt mit einem Use Case, einem konkreten Anwendungsfall, der so beschrieben ist, dass man Aufwand, Nutzen und Risiko einschätzen kann. Der Begriff kommt aus der Softwareentwicklung und meint dort die Beschreibung, wie ein Nutzer ein System für ein bestimmtes Ziel verwendet. Im KI-Kontext ist er die Einheit, in der Projekte geplant, bewertet und umgesetzt werden.
Was zu einem guten Use Case gehört
Fünf Angaben. Der Ist-Zustand: Wer macht heute was, mit welchen Systemen, wie oft, wie lange. Das Problem: Wo entstehen Wartezeiten, Fehler, Kosten. Der Soll-Zustand: Was übernimmt das System, was bleibt beim Menschen, wo ist die Freigabe. Die Messgröße: Woran erkennt man nach drei Monaten, ob es funktioniert hat. Und die Voraussetzungen: Welche Daten, Schnittstellen und Entscheidungen müssen vorher vorliegen, siehe KI-Readiness. Ein Use Case, der eine dieser Angaben nicht hat, ist noch nicht reif für ein Projekt.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Ein Großhändler nannte als Use Case „Automatisierung der Auftragserfassung“. In der Beschreibung wurde daraus: Zwei Innendienstkräfte tippen täglich rund 80 Bestellungen aus PDF-Anhängen ins ERP, pro Bestellung sechs Minuten, Fehlerquote etwa zwei Prozent, Fehler fallen bei der Lieferung auf. Ziel: Bestellungen werden ausgelesen, gegen Stammdaten geprüft und als Auftragsvorschlag angelegt, Freigabe per Klick. Messgröße: Zeit pro Bestellung und Fehlerquote nach drei Monaten. Voraussetzung: Zuordnungstabelle für Kundenartikelnummern. Mit dieser Beschreibung ließ sich das Projekt in einer Stunde kalkulieren.
Wie man Use Cases priorisiert
Die meisten Unternehmen finden in einem Workshop 15 bis 30 Use Cases. Umgesetzt werden sollten zuerst die mit hohem Nutzen und niedrigem Aufwand, und niedriger Aufwand heißt: Daten vorhanden, Schnittstellen vorhanden, wenig Abstimmung, geringe Risiken. Oft ist der beste erste Use Case nicht der spannendste, sondern der, der in acht Wochen produktiv ist und das Team überzeugt. Der Weg dahin führt über einen Proof of Concept. Die Bewertung ist Kern unserer KI-Beratung, Beispiele für typische Use Cases finden Sie unter Anwendungsfälle.
Nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Sie die meiste Zeit?
Erzählen Sie es in 30 Minuten. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob KI dort hilft und was der erste Schritt wäre.