Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) einfach erklärt
Intelligente Dokumentenverarbeitung, englisch Intelligent Document Processing oder IDP, liest Dokumente nicht nur, sondern versteht sie: Sie erkennt, ob ein Beleg eine Rechnung oder eine Auftragsbestätigung ist, findet Betrag, Nummern und Positionen unabhängig vom Layout und prüft sie gegen Ihre Daten. Anders als klassische Belegerfassung braucht sie keine Vorlage je Lieferant.
Dokumente kommen in Unternehmen in jeder Form an: als PDF, als Scan, als Foto, als Text in einer E-Mail. Jemand muss sie lesen, verstehen und ins System übertragen. Intelligente Dokumentenverarbeitung, kurz IDP, übernimmt genau das. Sie baut auf der Texterkennung auf, die aus dem Bild Text macht, und ergänzt sie um ein Sprachmodell, das den Text versteht.
Die vier Schritte
Erstens Erkennen: Aus Scan oder Foto wird Text. Zweitens Klassifizieren: Das System erkennt die Dokumentart, auch bei Dokumenten, die es noch nie gesehen hat. Drittens Extrahieren: Es findet die relevanten Angaben, etwa Lieferant, Nummern, Datum, Positionen, Beträge, und zwar unabhängig davon, wo sie auf der Seite stehen und wie sie bezeichnet sind. Viertens Prüfen: Die Angaben werden gegen Bestellungen, Stammdaten oder Verträge abgeglichen und als Vorschlag ins Zielsystem übergeben. Der Unterschied zur klassischen Belegerfassung liegt in Schritt zwei und drei: keine Vorlagen, keine Pflege bei Layoutwechseln.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Ein Großhändler bekommt Bestellungen von 1.200 Kunden in jedem denkbaren Format. Früher tippte der Innendienst jede ab. Heute liest die Dokumentenverarbeitung Artikel, Mengen und Termine aus, übersetzt Kundenartikelnummern in eigene und legt einen Auftragsvorschlag im ERP an. Bei einer unleserlichen Menge oder einem unbekannten Artikel markiert sie die Stelle und legt den Vorgang einem Mitarbeiter vor. Dieses Prinzip heißt Human-in-the-Loop und gehört in jede seriöse Lösung.
Was Sie wissen sollten
IDP ist meist der erste Baustein einer Workflow-Automatisierung, weil die ausgelesenen Daten anschließend Freigaben und Buchungen auslösen. Die Erkennungsquote hängt von der Qualität Ihrer Belege ab und wird vor dem Projekt an echten Dokumenten gemessen. Bei steuerrelevanten Belegen gelten die GoBD, bei personenbezogenen Daten die DSGVO, beides wird im Projekt dokumentiert. Welche Dokumentarten sich zuerst lohnen, beschreibt die Seite zur Dokumentenverarbeitung.
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